Организация деловых и корпоративных мероприятий "под ключ"

Подготовка и проведение корпоративных деловых мероприятий с каждым годом становятся всё более востребованными. Представители делового мира приходят к выводу, что эффективно проведённые выставки, конференции, форумы, обмены опытом являются мощным двигателем бизнеса. Благодаря этому, открываются большие просторы для работы в сфере продвижения своих услуг и продукции. Практика показывает, что в деловых кругах место лидеров занимают именно те организации, которые уделяют максимальное внимание организации и проведению большого количества мероприятий, направленных на собственное развитие.

Однако уделять время и разрабатывать собственные методики проведения подобной работы не всегда могут сотрудники компании. Главная причина – нехватка опыта в этом направлении. Да и не всегда удаётся иметь в штате специалиста, который будет компетентен в этой области. Только люди с профессиональными знаниями, наличием ресурсной базы для этого могут провести запланированное событие на самом высоком уровне.

Такие специалисты есть в нашем Агентстве «Погостите». С нами вы сэкономите свои силы, финансы, а главное – время. Ведь именно этот ресурс является самым ценным и невосполнимым в нашей жизни. Время стоит расходовать целесообразно!

Работа по организации направлена на поиск подрядчиков, проведение переговоров и встреч, координацию различных нюансов, которые могут показаться незначительными, но обязательно скажутся на общем впечатлении всех участников.

Небольшие внутрикорпоративные события зачастую показывают себя, как события большой важности, направленные на зрелищность и эмоциональность. Мы предлагаем уже проверенные решения и разработанные нами программы, цель которых – построение команды, поддержание сплочённости коллектива. Тематика может быть различной, а затраты будут оправдываться хорошей работоспособностью и повышенной лояльностью ваших сотрудников.

Большое внимание уделяется организации деловых мероприятий, которые выходят за рамки коллектива и проводятся для инвесторов, бизнес-партнёров и потенциальных клиентов.

Деловое мероприятие - важное событие для компании. Главная его направленность – налаживание или упрочение бизнес-связей. Специфика проведения будет особенной, а достойная организация станет хорошим стимулом для будущего развития. Мы поможем продумать сюжет и ключевую идею.

Не секрет, что на любое яркое событие в жизни каждой организации всегда возлагаются большие надежды. Поэтому, все поставленные задачи, конечно же, должны быть выполнены. Нужно не только оформить место проведения, снабдить его всем необходимым, но и позаботиться о рекламной продукции и временном персонале.

К бизнес-мероприятиям относятся:

• конференции различных масштабов;
• семинары;
• форумы;
• бизнес-встречи с партнёрами;
• презентации продукции и услуг;
• выставки готовых товаров;
• BTL и PR-акции;
• клиентские мероприятия, направленные на знакомство с компанией-организатором;
• мероприятия для инвесторов, которые уже поддерживают ваш бизнес или только планируют это делать;
• выездные корпоративные мероприятия.

Тонкости организации каждого из них, конечно, существуют.

Конференции, форумы и семинары зачастую подразумевают привлечение представителей СМИ, а количество участников может быть довольно большим. Но это не должно помешать обсуждению важных бизнес-вопросов, изучению предлагаемых товаров и услуг, а также обмену мнениями.

Огромное внимание уделяется техническому оснащению – доставка и установка экранов, проекторов, громкоговорителей, мониторов и прочего оборудования. Нужно позаботиться об оформлении зоны отдыха тоже. И это лишь малая часть, которую выполняют организаторы.

PR-акции тоже направлены на продвижение бизнеса, увеличение прибыли, знакомство делового мира с вашими продуктами и предоставляемыми услугами. При подготовке львиная доля внимания уделяется рекламной продукции и литературе.

Проведение приёмов, организация масштабных встреч и даже небольших бизнес-ланчей тоже поддерживают деловой статус компаний. Как правило, именно на них решаются вопросы сотрудничества и укрепления связей. Продумав заранее планомерный ход мероприятия, вы получите возможность концентрироваться на главном.

Проведение выставок, презентаций, клиентских мероприятий, а также мероприятий, направленных на укрепление связей с инвесторами, должны показать успехи вашей компании. Демонстрация продукта, услуг, инновационных достижений способствуют зарождению новых связей, а также заключению выгодных контрактов. Такие масштабные события должны проходить в самом удобном месте города.

Организаторы позаботятся о всех нюансах, касающихся встречи ваших партнёров, транспортного сопровождения, создания приятной атмосферы как на самой встрече, так и после неё. Немаловажен комфорт в месте их проживания – заранее оформленная бронь в отеле, составление меню, организация досуга – всё это берёт на себя агентство «Погостите».

В рамках подготовки корпоративных и деловых событий мы предлагаем комплексную организацию, куда войдёт целый перечень услуг, направленных на создание благоприятной атмосферы события и качественного его проведения.

Для того, чтобы стартовать, разрабатывается концепция будущего мероприятия, его идея, ведь всё начинается с неё. Это именно то, что интригует ваших гостей, позволит составить полный набор элементов, которые и станут основой делового события.

Каждый понимает, что одна только идея, изложенная на бумаге, ничего не стоит, ей должно быть достойное подкрепление, поэтому важно двигаться дальше.

Выбирается место проведения, удовлетворяющее потребности каждого участника и организаторов.

Это могут быть представители нашего агентства и не только. Многие компании желают подключать для участия в организации собственных сотрудников. В этом случае мы поможем организовать этих людей, дадим им основы, необходимые в подобной работе, проведём тренинги, закрепляющие знания. Каждый из организаторов берёт на себя ответственность за порученный ему фронт работы.

Чем занимается эта группа людей?

• Обеспечение технической поддержки (должны быть записывающие устройства, видео-аппаратура, проекторы, лазерные указки, экраны).
• Также организаторы позаботятся о декорировании помещения и проследят за своевременным изготовлением корпоративной рекламной продукции.
• Важна организация проживания, банкетов, фуршетов, а также небольших перерывов на кофе.
• Для многих участников потребуется помощью в приобретение билетов, оформлении виз, организации трансферов.
• Иногда нужно взаимодействие с городскими или государственными властями.

Любое событие должно быть зафиксировано, поэтому репортажи фотографов и видео, которые останутся – отличное подспорье.

После проведения каждого мероприятия ожидаются изменения в поведении сотрудников, партнёров, клиентов и инвесторов. По сути – это и было целью, которая ставилась изначально.

Перед проведением важно зафиксировать восприятие компании людьми. Это позволит понять, какими будут ожидания. Для этого мы предлагаем провести небольшие формы работы в виде интервью с группами приглашённых или их анкетированием. При необходимости можно собрать данные и о компании, и об участниках.

По окончанию сделать повторный опрос, после которого станет ясно, оказало ли мероприятие влияние на каждого из них. На этом этапе могут быть не только групповое интервью и анкетирование, но и телефонный опрос. Собранных мнений будет достаточно, чтобы проанализировать настрой аудитории.

Все эти исследования проводятся на основе личной методики, составленной специалистами «Погостите».

Финансовый вопрос решается на уровне организаторов, поэтому оговаривается при первой встрече. Вознаграждение может быть рассчитано за почасовую работу или на основании отчёта.

Также может производиться независимая оценка установленной сметы, сценария, декора, хода проведения работы, а также качества администрирования. При этом все критерии, на которые можно опираться, должны быть согласованы заранее и составлено письменное резюме.

Опыт нашего агентства «Погостите» является залогом успешной реализации всех ваших масштабных планов.

Одним из главных критериев проведения делового события будет его эффективность. Чтобы вы остались довольны нашей работой, важно на начальном этапе сотрудничества чётко оформить свои ожидания.

• Мы проводим переговоры внутри компании.
• Определим обязанности каждого участника.
• Установим степень конфиденциальности.
• Оговорим вопросы этикета.
• Иногда необходима подготовка определённой формы одежды. Чтобы поддержать избранный стиль события. Такой подход повлияет на психологический климат мероприятия.
• Деловое событие подразумевает выступление участников – в нашу задачу входит помощь в подготовке таких речей, а также планирование ответов на возможные вопросы.
• В заключительной части делается рациональный план размещения участников, составление графика работы и перерывов.

Расчёт эффективности покажет качественные и количественные показатели. Имея наглядные примеры, можно говорить о значимости проведённой работы и о том, как это отразится на вашем бизнесе в дальнейшем.

Хорошим показателем успешно проведённого мероприятия должен быть высокий показатель окупаемости вложенных средств. Каждая деловая встреча, каждые переговоры подразумевают взаимный финансовый интерес, возможность заключить новые соглашения, подписать контракты. Вы сможете сопоставить свои финансовые вложения в мероприятия и понять, удовлетворяет ли конечный итог.

Организация деловых и корпоративных событий является современным мощным механизмом в продвижении идей. А мудрый подход к их проведению на высшем уровне покажет положительные результаты.

Наш опыт работы по организации деловых и корпоративных мероприятий показывает, что именно уровень высокой готовности к ожидаемому событию гарантирует максимальный успех.

Опытные специалисты освободят вас от всей суеты, связанной с подготовкой мероприятий. Каков бы формат предстоящего события ни был, мы проведём его в соответствии с вашими пожеланиями. Благодаря большому опыту, агентство имеет целую базу идей и предложений, которые смогут служить прочным фундаментом для проведения деловых мероприятий.

Если у вас создаются непредвиденные ситуации и сроки для организационных работ становятся слишком малы, даже на этот случай у нас есть заготовки решений. Поэтому волнения вовсе ни к чему, а результат оставит довольными всех участников.

С нашим агентством «Погостите» вы достигните главной цели – высокой эффективности запланированного события.

Наша команда состоит из event-менеджеров, PR-специалистов, декораторов и дизайнеров, а также сценаристов, режиссёров, технических специалистов. Поиск новинок, которые необходимы в работе, идёт неустанно. Мы изучаем профессиональные издания, знакомимся с результатами работы зарубежных партнёров, черпая оттуда положительные моменты.

Наши знания, умения и опыт – это большой труд, который помог разработать собственные стандарты качественной работы в event-индустрии.