ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПОД КЛЮЧ

Профессиональная организация выставочных мероприятий под ключ

Выставки проводятся для получения максимального количества полезных контактов, привлечения потенциальных заказчиков услуг, покупателей товаров, знакомства публики с новыми продуктами и разработками. Они могут проходить в рамках крупных конференций или в качестве самодостаточного масштабного мероприятия. Их успех напрямую зависит от нескольких факторов – места локации, насыщенности деловой программы, актуальности тематики, численности участников. Грамотная организация делает подобные мероприятия в несколько раз эффективнее, по сравнению с обычными рекламными кампаниями. Поэтому доверять их подготовку и проведение необходимо профессионалам под ключ.

Этапы проведения выставочных мероприятий

Современные MICE мероприятия представляют собой масштабные события, демонстрирующие ценности компании. Они не обходятся без внедрения нестандартных инструментов маркетинга. Для них высокую важность имеют благоприятный климат, мотивационные программы, интересное и креативное наполнение, привлекающее и удерживающее внимание участников. Главные этапы подготовки выставки – это:

• составление деловой программы;

• разработка фирменного стиля предстоящего мероприятия;

• выбор места для его проведения;

• изготовление сувениров и раздаточных материалов;

• транспортное обеспечение;

• организация фуршетов, кофебрейков и т.д.;

• техническое оснащение и декорирование выставочных залов;

• фото- и видеосъемки;

• создание координационного центра;

• встреча и размещение иногородних и иностранных важных партнеров.

Подготовка деловой программы

Современная выставка невозможна без насыщенной деловой программы. Она предназначена для решения важных бизнес-задач, изучения тенденций рынка, продвинутых инновационных решений, укрепления контактов, поиска новых партнеров и формирования индивидуального имиджа.

В зависимости от формата и целей выставочного мероприятия, для него разрабатывается программа, включающая в себя конференции, семинары, слеты, симпозиумы, круглые столы. Для их успешного проведения подготавливаются демонстрационные материалы – макеты, презентации, стенды, анкеты для сбора сведений о посетителях.

Разработка фирменного стиля

Выставка должна иметь визуальный запоминающийся образ. Для этого необходимо разработать ее фирменный стиль. Он станет неотъемлемой составляющей печатной продукции, рекламных модулей, пригласительных, оформления самих выставочных зон, сайта проекта, каталогов, программы и т. д.

Создание индивидуального стиля может подразумевать обновление имеющегося логотипа либо создание нового. Обязательно подбирается цветовая концепция. Здесь могут использоваться иллюстрации, надписи и фотографии. Они адаптируются под тематику предстоящего события.

Выбор площадки для выставочных мероприятий

Выставку можно организовать самостоятельно или стать участников общего выставочного мероприятия. В первом случае в качестве площадки для проведения мероприятия подойдут помещения офиса – конференц-залы, просторные фойе и коридоры, парковая территория, арендованные помещения. Выбор объекта зависит от нескольких факторов:

• предполагаемого количества участников;

• программы мероприятий, обуславливающих потребность в техническом и мебельном наполнении;

• тематики и типа целевой аудитории.

Специалисты проводят тщательную аналитическую работу, чтобы подобрать идеальную площадку, удобную для посетителей и организаторов. Общие отраслевые выставки организовываются в специальных выставочных комплексах. Здесь важно правильно подойти к аренде места для стенда, залов для деловых мероприятий.

Производство сувениров и раздаточных материалов

Агентство MICE отвечает не только за организацию мероприятий, но и за подготовку презентов участников, каталогов, буклетов и прочих раздаточных продуктов. Их выбор определяется:

• бюджетом компании-заказчика;

• фирменным стилем и тематикой;

• численностью участников;

• поставленными целями.

Сувениры обычно представляют собой небольшие презенты, сохраняющие память и о компании, и о проведенном ею мероприятии. В их число входят разнообразные канцелярские принадлежности, значки, блокноты, посуда, календари и т.д. Перед организаторами встает вопрос выбора изделий, заказа печати на них логотипов, упаковки. Необходимо определиться с технологией печати, заключить договор с типографией для исключения риска несвоевременного выполнения задачи.

Транспортное обеспечение

Автомобили необходимо арендовать для транспортировки стендов, товаров, позиционируемых на выставке, раздаточных материалов и сувениров. Эксперты просчитывают оптимальную грузоподъемность и подбирают тип авто с учетом характера и объема грузов.

Отдельно потребуется транспорт для перевозки персонала, принимающего участие в организационных моментах, проведении семинаров, конференций и мастер-классов. Хороший тон – предоставление авто для зарубежных партнеров или важных участников выставочного мероприятия из других городов. Для этого арендуются минивэны или автомобили представительского класса.

Организация перерывов на выставочных мероприятиях

Чтобы обеспечить комфортные условия участникам, в ходе выставки нужно предусмотреть несколько перерывов для перекусов и неформального общения. Существует несколько их видов, а наиболее распространены:

• Кофе-брейки. Их продолжительность составляет 15 минут. Для такого перерыва нужно сервировать стол оборудованием для быстрого приготовления и подачи чая, кофе, легких закусок и десертов.

• Ланч. Если выставочное мероприятие начинается с раннего утра, важной его частью станет деловой завтрак. Длительность последнего составляет 50 минут. Его суть заключается в сервировке буфета.

• Обед. Для трапезы арендуется зал, позволяющий сервировать стол для подачи горячих блюд, салатов, закусок, нарезок и т.д. Обеденный перерыв обычно имеет продолжительность в полтора часа.

• Гала-ужин. Это масштабное мероприятие, завершающее дневную деловую программу. Оно может проходить в выставочном комплексе или на сторонней арендованной площадке. Его организация включает в себя не только выбор меню, но и подготовку конкурсных, концертных и прочих развлекательных мероприятий.

Организация и проведение промежуточных перерывов обычно возлагаются на компанию, оказывающую услуги кейтеринга. Ее сотрудники готовят кофе и чай, привозят с собой выпечку, закуски, напитки.

Техническое оснащение и декорирование выставочных залов

Подготовка выставочного мероприятия не обходится без оборудования. Сюда входят инвентарь, техника, аппаратура для успешного проведения презентаций. Понадобятся и специальные средства для оснащения и обслуживания павильонов – стойки, звуковая техника, видеоаппаратура. Их применение имеет множество преимуществ:

• звуковое сопровождение располагает участников к прослушиванию, концентрирует внимание потенциальных клиентов на экспозициях;

• светотехника (светодиодные лампы, прожекторы) готовит посетителей к визуальному восприятию, формирует уютную атмосферу, показывает преимущества товаров в лучшем свете;

• проекторы используются для презентаций, позиционирования истории компании, процесса производства и т. д.;

• сборные сцены применяются для создания подиумов;

• электрогенераторы позволяют снабжать остальную технику электричеством.
  

В зависимости от площадки проведения, может потребоваться дополнительный инвентарь. Это шатры, палатки, навесы и прочее. Отдельного внимания заслуживают стойки и экраны. Для постоянной организации выставок рекомендуется приобретение собственного мобильного оборудования. Для формирования единой концепции оно подвергается брендированию. Аренда или покупка технического оснащения – один из наиболее важных, дорогих и масштабных этапов подготовки к выставке.

Фотосъемка и видеосъемка выставки

Фотосъемка и видеосъемка на выставках играют важную роль. Полученные материалы могут использоваться для рекламных кампаний, публикаций в СМИ, дополнения контента на сайте. Съемки часто сопровождаются интервью с участниками, гостями. На основании снятого создаются небольшие ролики, продолжительностью в 2-3 минуты. Они размещаются в новостных лентах для информирования широкой публики о прошедших мероприятиях.

Для качественного проведения съемок необходимо дорогостоящее оборудование – профессиональные камеры, радиосистемы, коптеры и многое другое. Организовываются они посредством заказа услуг опытных операторов, имеющих необходимое техническое оснащение.

Организация работы координационного центра

Даже самая тщательная и качественная подготовка выставочного мероприятия не защищает на сто процентов от возникновения трудностей и проблем. Чтобы быстро преодолеть их по мере появления, нужно создать специальный координационный центр. Его представители будут сопровождать выставку на всех этапах ее реализации.

Основные задачи данного центра заключаются не только в оперативном реагировании на трудности и проблемы, но и в предоставлении консультационных, информационных услуг, сборе контактных сведений, формировании базы потенциальных клиентов из участников мероприятия.

Встреча и размещение партнеров

Масштабные выставки не обходятся без зарубежных экспертов, являющихся потенциальными партнерами, инвесторами, покупателями и заказчиками. Им нужно организовать достойный прием, чтобы сформировать положительное мнение об организаторе мероприятия.

На этом этапе решаются такие вопросы, как бронирование гостиничных номеров, трансфер, организация развлекательных программ и экскурсий, совместных обедов, необходимых для неформального общения и установления деловых контактов.

Разработка приглашений и реклама выставки

Успех выставочного мероприятия зависит от количества участников. Для обеспечения большой посещаемости необходимо организовать рассылку приглашений и уведомлений о предстоящем событии. Здесь используются различные каналы связи. Существующим партнерам, представителям крупных компаний, потенциальным инвесторам желательно отправлять официальные приглашения на фирменных бланках. Пригласительные разрабатываются на этапе подготовки раздаточных материалов. С ними они должны иметь идентичные стиль и цветовую палитру.

Разрекламировать выставку можно при помощи интернета. Для решения данной задачи подойдут массовая рассылка электронных писем, публикация объявлений на тематических сайтах, форумах, фирменном ресурсе. Разрабатывается оформление таких материалов также с учетом общей дизайнерской концепции.

Планирование, подготовка, организация и проведение вставки – огромный комплекс работ. Заниматься им должен не один человек, а профессиональная группа, каждый участник которой выполняет свой перечень задач. Не стоит возлагать столь сложные проекты на рядовых сотрудников компании, особенно если последние не имеют практического опыта. Заказав услугу по организации выставочного мероприятия под ключ, можно избежать многочисленных проблем, оптимизировать расходную часть бюджета, добиться решения всех поставленных целей.

Специалисты агентства используют новейшие технологии, креативный подход, позволяющие эффектно выделить конкретную выставку на фоне аналогичных. Они оказывают круглосуточную поддержку, предлагают специальные более выгодные цены для заказчиков полного комплекса услуг.